ビジネスメールは1テーマで1メールに
2010/12/25 土曜日 – 11:08:26今日はメールや手紙・ブログを書くときのちょっとしたコツの紹介です。
自分史を書くということは、長い文章を作成することです。
うまい文章やわかりやすい文章は、文才に恵まれた人だけの特権だと思っていませんか？
もちろん文才に恵まれた人は、うまい文章やわかりやすい文章を書くことができます。
でも、特に文才がなくたって、十分にうまい文章やわかりやすい文章を書くことはできるんです。
ここでは、そのちょっとしたコツを１つずつ紹介していきます。
1日に何度もやり取りすることもあるビジネスメール。
「あの人には、これこれこの用事とあの用事と、ああそれから来週会いたいからスケジュールも聞いておこう」などということはごく当たり前の状況です。
こんなとき、1通のメールにまとめてしまいがちですが、ちょっと待ってください。
メールを送る、相手が読む。
これ1度限りで、以降、そのメールを読み返すことが一切ない！と断言できるなら、それでかまいません。
でも。
「これこれこの用事」や「あの用事」について、1週間後、1ヵ月後経ったあと、過去に振り返り、メールを読む機会がありませんか？
多分ないけど、もしかしたら読み返すかもしれないという場合は、面倒でも1テーマ1メールにして、3通のメールを送るようにしましょう。
とてもめんどくさいです。
相手も、「なんだよ、続けて3通もメールするなよ」と思うかもしれません。
しかし。
1週間後や1ヵ月後に過去のメールを探すときに、1テーマ1メールにしておかないと上手く見つけることができません。
受け取った相手も、メールを探す段になって、あなたの心遣いに感謝してくれるでしょう。
なぜなら。
3テーマを盛り込んだメールの件名は何にしますか？
メール送信時にいちばん重要なことを件名にすることでしょう。
あるいは、「野見山です」といった、送信者の名前岳になるかもしれません。
そのような件名で、2番目に重要だったテーマが1ヵ月後に見つけられるでしょうか？
「たしか1ヵ月前に、○○のメールを送ってそのメールに付記していたよな」という記憶力のある方でない限り、見つけることは困難です。
1回限りの読み捨てメール以外は、1テーマ1メールを守りましょう。
